Informativa sulla privacy

Ambito di applicazione e titolari

La presente informativa riguarda the-invitation.ch, la registrazione, lo Studio, le demo dei design e i siti per eventi creati con The Invitation, nella misura in cui 2impress GmbH è responsabile del relativo trattamento.

2impress GmbH è titolare del trattamento per account, ordini, fatture, gestione tecnica, sicurezza e assistenza. Per i dati inseriti nei moduli RSVP, di norma è l’organizzatore a stabilire finalità e modalità d’uso. The Invitation fornisce l’infrastruttura tecnica e tratta generalmente tali dati per conto dell’organizzatore, fatti salvi eventuali obblighi di legge propri.

Gestore responsabile: 2impress GmbH, Talacher 36, 8627 Grüningen, Svizzera. E-mail: hallo@evanu.ch. The Invitation è un prodotto EVANU.

Dati personali trattati

In base all’utilizzo del servizio possono essere trattati, in particolare, i seguenti dati:

• Clienti: indirizzo e-mail, stato dell’account, lingua scelta, credenziali di accesso protette, verifica e-mail e informazioni di sicurezza.
• Siti per eventi: testi, immagini, loghi, date, luoghi, programmi, design, impostazioni e modelli di comunicazione forniti dall’organizzatore.
• Ospiti RSVP: nome, indirizzo e-mail, conferma o rifiuto, numero di partecipanti, momento della risposta e valore tecnico derivato per limitare gli abusi.
• Ordini e fatture: nome o azienda, indirizzo di fatturazione, Paese, piano scelto, importi, numero di fattura, scadenza e stato del pagamento.
• Contatti e sicurezza: messaggi e richieste di assistenza, oltre ai dati tecnici necessari, come indirizzo IP, orari, informazioni sul browser e registri degli errori.

Finalità e basi giuridiche

Trattiamo i dati per fornire account e siti per eventi, gestire inviti e risposte, emettere fatture, fornire assistenza, prevenire abusi e rispettare gli obblighi di legge.

Quando si applica il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), le basi giuridiche possono includere l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR), un obbligo legale (lett. c), il legittimo interesse alla sicurezza e alla tutela dei diritti (lett. f) o il consenso, ove richiesto (lett. a). Resta applicabile la legge federale svizzera sulla protezione dei dati nei casi previsti.

Eventi, conferme e organizzatori

I clienti possono personalizzare il sito con contenuti e marchio propri. Rimangono responsabili della liceità dei contenuti pubblicati e dell’uso corretto degli elenchi degli invitati. L’organizzatore decide per quali finalità invitare, contattare o analizzare le risposte degli ospiti.

Il modulo RSVP raccoglie soltanto le informazioni necessarie per accettare o rifiutare un invito. L’organizzatore autorizzato può consultare e modificare le risposte nello Studio protetto, nonché esportare gli elenchi in CSV o PDF. Le copie esportate e conservate fuori dalla piattaforma restano sotto la sua responsabilità.

Per una normale risposta RSVP non è prevista una casella obbligatoria separata. Le informazioni sul trattamento devono comunque essere facilmente accessibili. Per finalità aggiuntive, ad esempio pubblicità, l’organizzatore deve informare le persone e, se necessario, ottenere un consenso distinto.

Registrazione, accesso e comunicazioni

Per creare un account richiediamo in particolare un indirizzo e-mail e una password. La registrazione richiede la conferma della presente informativa. Verifichiamo l’e-mail e possiamo inviare ulteriori codici di sicurezza per l’accesso.

Inviamo comunicazioni necessarie relative all’account, alla verifica, alla sicurezza e alla fatturazione. Gli organizzatori possono modificare, inviare o testare i propri modelli e-mail tramite le funzioni previste. The Invitation non utilizza autonomamente gli elenchi RSVP per proprie attività promozionali.

Cookie necessari e dati tecnici

Cookie o strumenti simili possono essere necessari per accesso, sessione, lingua, protezione dei moduli e sicurezza. Servono a fornire le funzioni richieste.

L’accesso al sito genera dati tecnici di connessione e registri necessari al funzionamento, alla diagnosi degli errori e alla prevenzione di utilizzi impropri.

Se in futuro fossero introdotti strumenti aggiuntivi di analisi o marketing su alcune pagine, dovranno essere illustrati separatamente e, ove richiesto dalla legge, attivati solo dopo il consenso.

Hosting e fornitori

Utilizziamo, tra gli altri, servizi infrastrutturali di hosttech. Altri fornitori selezionati possono assisterci nell’invio delle e-mail, nei backup, nella manutenzione e nella gestione dei pagamenti mediante fattura. Ricevono solo i dati necessari ai rispettivi incarichi.

Un sito per eventi può includere link a servizi esterni, per esempio per le indicazioni stradali, oppure immagini da fonti esterne. Aprendo tali servizi, informazioni tecniche possono essere trasmesse ai loro gestori; si applicano quindi le rispettive informative.

Trasferimenti internazionali

I dati sono trattati tramite l’infrastruttura scelta per la piattaforma. A seconda dei servizi e-mail, di assistenza o di contenuti esterni effettivamente utilizzati, il trattamento può avvenire anche in Svizzera o nell’UE/SEE. L’apertura di servizi esterni può comportare trasferimenti verso altri Paesi, in particolare gli Stati Uniti.

Per i trasferimenti internazionali di nostra responsabilità rispettiamo le condizioni di legge. Se un Paese non garantisce un livello di protezione riconosciuto adeguato, utilizziamo, ove necessario, garanzie appropriate come clausole contrattuali standard riconosciute e misure supplementari, oppure un’eccezione prevista dalla legge. Maggiori informazioni sui singoli trasferimenti possono essere richieste ai recapiti indicati di seguito.

Conservazione e cancellazione

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità, agli obblighi contrattuali, alla sicurezza o agli obblighi legali.

Risposte RSVP: è prevista una pulizia periodica degli eventi conclusi, generalmente non prima di circa 180 giorni dalla data rilevante dell’evento. La cancellazione definitiva dell’evento elimina le risposte associate dalla piattaforma, ma non le copie già esportate dall’organizzatore.

Account e contenuti: di norma per il periodo di utilizzo fino alla cancellazione legittima, fatte salve esigenze di sicurezza e prova. Documenti contabili: generalmente dieci anni quando richiesto dal diritto svizzero.

I backup e i registri tecnici necessari possono essere eliminati successivamente secondo i normali cicli di conservazione.

Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui trasmissione cifrata, controllo degli accessi, autorizzazioni separate, protezione dagli abusi e copie di sicurezza. Nessun servizio online può garantire sicurezza assoluta.

I clienti devono utilizzare password robuste, custodire le credenziali, limitare gli accessi alle persone autorizzate e proteggere gli elenchi degli invitati dopo l’esportazione.

I tuoi diritti

Nei limiti della normativa applicabile puoi richiedere accesso ai tuoi dati personali, rettifica, consegna o portabilità e cancellazione. Se il trattamento si basa sul consenso, questo può generalmente essere revocato per il futuro. Il GDPR può prevedere anche il diritto alla limitazione o all’opposizione.

Per i dati relativi al tuo account The Invitation contattaci direttamente. Per i dati presenti nell’elenco degli ospiti di un evento, il primo referente è di norma l’organizzatore. Collaboriamo alla gestione delle richieste legittime secondo i nostri obblighi e responsabilità.

Puoi inoltre rivolgerti all’autorità di controllo competente, in Svizzera all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), laddove competente.

Modifiche all’informativa

Possiamo aggiornare questa informativa in caso di modifiche alle funzioni, ai trattamenti o alle norme applicabili. Fa fede la versione attualmente pubblicata su questa pagina. Comunicheremo le modifiche sostanziali quando richiesto dalla legge.