Politique de confidentialité

Champ d’application et responsables

La présente politique s’applique à the-invitation.ch, à la création de comptes, au Studio, aux démonstrations de design et aux sites événementiels créés avec The Invitation, dans la mesure où 2impress GmbH est responsable du traitement concerné.

2impress GmbH est responsable des comptes clients, commandes, factures, de l’exploitation, de la sécurité et de l’assistance. Pour les données saisies dans un formulaire RSVP, l’organisateur de l’événement détermine en principe les finalités et l’utilisation. The Invitation fournit l’infrastructure et traite généralement ces données pour le compte de l’organisateur, sous réserve de ses propres obligations légales.

Exploitant responsable : 2impress GmbH, Talacher 36, 8627 Grüningen, Suisse. E-mail : hallo@evanu.ch. The Invitation est un produit EVANU.

Données personnelles traitées

Selon l’utilisation du service, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

• Clients : adresse e-mail, état du compte, langue choisie, identifiants protégés, vérification de l’e-mail et informations de sécurité.
• Sites événementiels : textes, images, logos, dates, lieux, programmes, designs, paramètres et modèles de communication fournis par l’organisateur.
• Invités RSVP : nom, adresse e-mail, réponse positive ou négative, nombre de participants, date de la réponse et valeur technique dérivée servant à limiter les abus.
• Commandes et factures : nom ou entreprise, adresse de facturation, pays, formule choisie, montants, numéro de facture, échéance et état du paiement.
• Contact et sécurité : messages et demandes d’assistance ainsi que données techniques nécessaires, par exemple adresse IP, date et heure, navigateur et journaux d’erreurs.

Finalités et bases juridiques

Nous traitons les données pour fournir les comptes et sites événementiels, gérer les invitations et réponses, établir des factures, répondre aux demandes, prévenir les abus et respecter nos obligations légales.

Lorsque le règlement général sur la protection des données (RGPD) est applicable, les traitements reposent notamment sur l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (art. 6, par. 1, let. b RGPD), une obligation légale (let. c), les intérêts légitimes liés à la sécurité et à la défense de nos droits (let. f) ou le consentement lorsque celui-ci est requis (let. a). La loi fédérale suisse sur la protection des données reste applicable dans les limites prévues par la loi.

Événements, réponses et organisateurs

Les clients personnalisent leurs sites avec leurs propres contenus et, le cas échéant, leur logo. Ils sont responsables de la licéité de ces contenus et de l’utilisation conforme des listes d’invités. L’organisateur détermine les raisons pour lesquelles il invite, contacte ou analyse les réponses des participants.

Le formulaire RSVP recueille uniquement les renseignements nécessaires pour accepter ou refuser une invitation. L’organisateur autorisé peut consulter et modifier les réponses dans le Studio protégé, puis exporter la liste au format CSV ou PDF. Les copies exportées et stockées hors de la plateforme restent sous sa responsabilité.

Aucune case de consentement obligatoire distincte n’est prévue pour une réponse RSVP ordinaire. Les informations relatives à la protection des données doivent néanmoins être facilement accessibles. Pour d’autres finalités, notamment la publicité, l’organisateur doit informer les personnes concernées et recueillir, si nécessaire, un consentement distinct.

Comptes, accès et communications

La création d’un compte nécessite notamment une adresse e-mail et un mot de passe. L’inscription exige la confirmation de la présente politique. L’adresse e-mail est vérifiée et des codes de sécurité supplémentaires peuvent être envoyés lors de la connexion.

Nous envoyons les messages indispensables concernant le compte, la vérification, la sécurité et la facturation. Les organisateurs peuvent modifier, envoyer ou tester leurs modèles d’e-mails événementiels à l’aide des fonctions proposées. The Invitation n’utilise pas les listes RSVP pour sa propre prospection commerciale.

Cookies nécessaires et données techniques

Des cookies ou mécanismes similaires peuvent être nécessaires à la connexion, à la session, à l’affichage de la langue, à la protection des formulaires et à la sécurité. Ils servent au fonctionnement des services demandés.

L’accès au site génère des données techniques de connexion et des journaux nécessaires à l’exploitation, au diagnostic des erreurs et à la prévention des utilisations abusives.

Si des outils supplémentaires de mesure d’audience ou de marketing devaient être utilisés sur certaines pages, ils devraient faire l’objet d’une information spécifique et, si la loi l’exige, d’un consentement préalable.

Hébergement et prestataires

Nous recourons notamment aux services d’infrastructure de hosttech. D’autres prestataires sélectionnés peuvent intervenir pour l’envoi d’e-mails, les sauvegardes, la maintenance et l’administration des paiements sur facture. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à leur mission.

Un site événementiel peut proposer des liens vers des services externes, notamment pour l’itinéraire, ou contenir des images provenant de sources externes. Leur consultation peut transmettre des informations techniques à ces prestataires, qui appliquent leurs propres politiques de confidentialité.

Transferts internationaux

Les données sont traitées au moyen de l’infrastructure retenue pour la plateforme. Selon les services de messagerie, d’assistance ou de contenu externe effectivement utilisés, certains traitements peuvent avoir lieu en Suisse ou dans l’UE/EEE. La consultation d’offres externes peut impliquer d’autres pays, notamment les États-Unis.

Lorsque nous sommes responsables d’un transfert international, nous respectons les conditions légales. En l’absence d’un niveau de protection reconnu comme adéquat, nous utilisons, lorsque cela est nécessaire, des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types reconnues et des mesures complémentaires, ou une exception légale. Des précisions sur les transferts concrets peuvent être demandées aux coordonnées ci-dessous.

Conservation et suppression

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la finalité, à l’exécution du contrat, à la sécurité ou aux obligations légales.

Réponses RSVP : une suppression périodique est prévue pour les événements terminés, en principe au plus tôt environ 180 jours après la date déterminante de l’événement. La suppression définitive d’un événement efface les réponses correspondantes de la plateforme, sans affecter les exports déjà conservés par l’organisateur.

Comptes et contenus : en règle générale pendant la durée d’utilisation, sous réserve des besoins de sécurité et de preuve. Pièces comptables : en principe dix ans lorsque le droit suisse l’exige.

Les sauvegardes et les journaux techniques nécessaires peuvent être supprimés ultérieurement selon leurs cycles de conservation.

Sécurité des données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment le chiffrement des transmissions, des contrôles d’accès, des autorisations distinctes, la prévention des abus et des sauvegardes. Aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue.

Les clients doivent choisir des mots de passe solides, conserver leurs accès de manière confidentielle, limiter les droits aux personnes autorisées et protéger les listes d’invités après leur exportation.

Vos droits

Sous réserve de la législation applicable, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur remise ou portabilité, ainsi que leur suppression. Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut en principe être retiré pour l’avenir. Le RGPD peut également conférer des droits à la limitation ou à l’opposition.

Pour les données de votre compte The Invitation, contactez-nous. Pour une liste d’invités, adressez-vous en principe d’abord à l’organisateur concerné. Nous participons au traitement des demandes fondées dans le cadre de nos responsabilités et obligations.

Vous pouvez aussi saisir l’autorité de surveillance compétente, notamment le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) en Suisse, lorsqu’il est compétent.

Modification de la politique

Nous pouvons adapter cette politique en cas de modification des fonctions, des traitements ou des règles légales. La version publiée sur cette page fait foi. Nous vous informerons des changements importants lorsque la loi l’exige.